（2000年7月27日九届27次常委会通过）

 

    为提高校长办公会的会议质量、决策水平和工作效率，现就校长办公会提出如下议事规则：

一、     校长办公会的议事范围

     （一）讨论决定学校行政工作中的重要问题。

     （二）讨论需报请党委常委会、校教代会决定或审议的有关重要事项。

     （三）以学校行政名义发布的有关规章制度。

     （四）讨论决定处级以下不定级别、不定编制机构的成立、撤并和行政非正式建制机构的建立；人员调入调出；对学生勒令退学以上处分；各种行政收费项目（涉及学生的收费要向常委会通报）；工资和福利问题等。

     （五）听取、讨论行政各部门、单位的重要工作请示和汇报。

     （六）听取校长、副校长重要工作通报。

     （七）校长、副校长提交会议讨论的其它重要问题。

二、提交和确定议题的原则

  （一）凡分管副校长职权范围内能决定的问题，不再提交校长办公会讨论。

  （二）凡属校各领导小组、委员会职权范围能解决的问题，均应由各领导小组、委员会讨论解决，经协商请示后仍决定不了的问题，可提交校长办公会讨论。

  （三）凡属副校长分管范围而又有必要提交会议讨论的工作事项，应由分管副校长签署对该事项的明确意见后,提交校长办公会讨论。 

  （四）凡通过正常行文经领导同志会签能决定的问题，原则上不再提交校长办公会讨论。

  （五）拟提交办公会讨论的议题，最后由校长确定是否提交会议讨论。

三、会议的组织及相关规定

     （一）校长办公会由校长主持,校长不在校时,由校长委托在校主持工作的副校长主持。

  （二）校长办公会一般每周召开一次，遇特殊情况，可由主持人决定提前、延期或临时召开。

  （三）校长办公会的会务组织工作，由学校办公室负责。

  （四）各部门申报议题，应先向主管副校长汇报，办公会秘书只根据校长、副校长的意见受理各部门报请的会议议题。

  （五） 校长办公会出席人员为校长、副校长、校长助理（由本人根据需要参加）、学校办公室主任。议题的汇报人员应是分管副校长或各有关部门的负责同志。其他需列席会议的人员由学校办公室通知，原则上一个部门只列席一人。

  （六）校长办公会必须有校长办公会成员半数以上到会方能举行。校长办公会成员不能出席会议，须事先向主持人请假。

四、关于提交议题的程序

     （一）凡提交校长办公会讨论的问题，必要的都应有调研；涉及到的部门事先应进行充分协调；重大事项应有充分论证；涉及职工利益的问题，应吃透有关政策，并考虑政策的连续性；涉及法律法规问题或涉及对外签署协议的事项，都应请纪审监法办公室（法律事务室）签署意见；提交的议题属于学校专门委员会职责范围的，应先通过专门委员会讨论，专家提出明确意见后，再提交议题。

     （二）准备会议材料。复杂的事项应准备若干个方案，还应列出需会议决定的若干问题的提纲。涉及职工利益方面的事项，应着重提出会引起哪些不稳定因素；涉及经营、开发方面的问题要有利弊分析；涉及重大经济决策，有关部门负责人要在调研报告上签字，以示负责。

     （三）填写议题表应一事一表。填写时应着重写清楚需会议决定的事项。

     （四）请有关部门会签。有关部门在会签时应明确签署意见。

     （五）将议题表和会议材料呈主管校长签署意见，并在会议召开的四天前（上周五）提交给学校办公室，如属规章制度类议题至少应在一周前提交。校长办公会根据需要临时决定召开时，不受此限，但议题也必须准备充分。

     （六）向校长办公会提交的议题材料为10份。提交的议题原则上都应有书面材料，简单议题没有书面材料的，应提交相同份数、填写详细的议题表。

     （七）学校办公室应对议题认真审核，凡不符合要求的议题，学校办公室有权退回重新办理。对有下列情况的不安排上会：

  1.不按规定时间和程序提交的议题；

  2.能按时提出，但准备不充分的议题；

  3.对能提前或按时提交议题表，但会议召开的前一天9点以前仍不能提交会议材料的议题。

非议题准备人的原因而且事情又非常紧急的议题，需经会议主持人特许才能予以安排。

     （八）会议秘书负责对议题进行排序，“会议通知单”经主管主任审核后，呈校长确定。

  （九）会议秘书应将“会议通知单”和会议材料及时呈参会领导阅知，除临时召集的会议外，都要提前一天通知参会人员。能形成文字材料的议题，一般应提前两天把材料送交参会人员，参会人员要认真阅读会议材料，准备意见。

五、关于会议讨论和决策的原则

    （一）议题汇报人在汇报时应准确、简练，不要涉及议题以外的内容，严格控制汇报时间。讨论时不要提出或议论与议题无关的问题。

    （二）除紧急、特殊情况外，一般不讨论临时动议的议题。

 （三）会议主持人应先听取其他与会人员的意见，然后做出决定。决定事项的同时，应明确承办人或牵头人（牵头单位），明确办理期限。

 （四）校长办公会决定的事项，要按领导分工认真组织落实，重大事项落实情况要及时向校长办公会报告。学校办公室要协助有关领导搞好督促检查和落实情况的反馈。学校办公室督促检查的主要方式是下发交办单和催办单，必要的还应采取调查的方式查明梗阻的原因，向校长办公会汇报；议题提出部门在落实中出现困难时，应向办公室或主管领导反映，由办公室或主管领导出面协调。

 （五）严格保密纪律，校长办公会讨论的事项涉密的，任何个人不得擅自外传，更不能向当事人透露。

六、会议成员如需查阅会议记录，可到会议秘书办公室查阅；其他与会人员需要查本人在场时讨论事项的会议记录，由会议秘书按指定范围查阅后告知结果。会议成员如需到档案馆查阅办公会记录，需列出所查阅范围和问题，经校长书面批准后，方可查阅。

  本议事规则自2001年3月1日起施行。1995年下发的《哈尔滨工业大学校长办公会议事规则》同时废止。