印章和信证是学校对外联系的标志和行使职权的凭证。中共哈尔滨工业大学委员会、哈尔滨工业大学、党委办公室、校长办公室、学校办公室公章和学校党政领导名章是学校职权方面的合法代表，也是权力的象征，具有法律的性质。信证是联系工作、证明身份、提供凭据的专用文书。加强对印信的管理和严格按规定操作，是学校办公室的重要职责。

    一、印信管理工作的基本职责

    （一）负责学校党政公章及校办、校长办公室印章和学校党政领导名章的管理和使用。凡前来用印者一律凭《哈工大用印审批单》（样式附后）用印，严格按印章管理办法办理印件，做到件件手续完备，章章有据可查，并有权拒绝不符合用印手续或手续不健全者用印。

    （二）保证用印清晰、端正、美观、规范，不错用印种。并妥善保管好印章，保证印章的安全。

    （三）负责审阅、核实用印的内容是否与“用印单”内容相符。

    （四）负责印章的刻制、颁发、启用、停用、存档和销毁工作。及时按学校有关文件规定，做好印签的刻制、启用、销毁、存档工作，并将印模及登记本留存保管好，以便备查。

    （五）负责学校党委、行政介绍信的开具工作。严格按规定开具介绍信，严禁空白介绍信外留，并及时做好各院（系）介绍信的印制工作。

    （六）负责审核以学校各义发出的各类便函和信件工作。

    在确保便函及信件的格式符合公文要求，内容健康，无语法逻辑错误的前题下，再给予用印。

    （七）负责学校“组织机构代码证”复印件及“事业单位法人证书”（包括副本）的复印件的使用与管理工作。

    此项工作应严格按学校管理程序操作，设立两证使用专项审批单（样式附后），并做好登记、编号工作以便备查。

    （八）负责制作学校“每周会议日程”的安排和上网发布工作，并负责其他全校性会议的安排、重要通知及节假日时间安排的起草和校令、通告等文件的张贴工作。保证会议时间安排和会议地点及与会人员等的落实工作，张贴文件要做到字迹工整、美观、大方、无错漏字。

    （九）负责安排学校领导节假日及重大历史阶段的值班、值宿等项工作，并经常检查总值班情况，发现问题及时汇报、解决。

    （十）按时完成校办及其他领导交办的各项工作。

    二、印信管理工作与使用范围

    （一）学校党委、行政印章，主要用于发文、颁发证书、奖励证书及其它各种报表等；书记、校长名章，主要用于发放证件，各类报表、合同、协议书等；党委办公室、校长办公室印章主要用于各种证明函件和发文；学校钢印主要用于办理证件（如毕业证、学位证、工作证、学生证、奖励证等等）。学校各院（系）部、处等各部门的印章主要用于各部门和单位内部的文书、报表、证明材料等印信凭据。

    （二）实施归口管理，本着谁主管，谁负责原则，凡需用校印者一律凭“哈工大用印审批单”用印，经分管校长签字批准后方给用印。

    附件：1、哈工大用印审批单式样

          2、哈工大专项用印审批单

           a. 事业单位法人证书复印件

           b. 组织机构代码证复印件

 

哈工大用印审批单

 

哈工大专项用印审批单

 

哈工大专项用印审批单

    （三）印件哈尔滨工业大学校印采取领导部分授权与领导签批两种方式，凭《哈工大用印审批单》用印。