1. 根据《哈尔滨工业大学关于国家秘密载体保密管理的规定》并结合学校实际情况，制定本规定。

2. 在校学生发表论文和毕业答辩论文必须有导师先进行保密初审，外寄论文由科研处复审，涉密毕业论文，由学生按学校规定的统一程序在导师指导下填报密级和保密期限。

3. 涉密论文严禁在联网的计算机上操作，计算机硬盘不得存储涉密信息。不具备保密条件的课题组要通知学生到校办打印室制作论文（行政办公楼519房间），严禁到社会上打印、制作。

4. 妥善保管软盘等涉密载体。论文完成之后，要及时清理涉密载体，该消磁的消磁，文字该销毁的销毁，该归档的及时归档，个人不得保存涉密资料。

5. 课题组负责严格控制涉密论文的打印份数，定稿后的正式文本纳入课题文件资料中统一登记编号管理。

6. 涉密论文正式文本要在封面的左上角标明密级和保密期限（如：秘密★5年）。

7. 给外地评审专家寄的涉密论文，不允许网上传递和普通邮局邮寄，要提前到校办机要室用机要通信传递，专家预审稿、答辩后的文稿都要收回，课题组保密员负责监督落实销毁。

8. 导师要与涉密毕业生签《保密协议》，明确毕业生离校后的保密责任，院（系）保密组织要把关签字盖章。《保密协议》签订后可继续向下办理第9条。

9. 学生持密级申请单到校保密办复审后，给予签发《保密论文通知单》4份。学生负责把4份通知单和电子版论文（统一用PDF格式）、纸本论文（硕士2份，博士3份）交院办教学秘书。秘书凭通知单和学生所交材料到科技档案馆办理存档，研究生院凭档案馆回执发毕业证。其他3份通知单送达课题组导师（或保密员）1份；院（系）保密负责人1份，校图书馆1份。

10. 待论文解密后，需要论文的单位（研究生院、图书馆、院资料室等）与科技档案馆联系。

涉密论文实行导师负责制，各涉密课题组保密员要认真落实好具体环节的管理工作，各院（系）秘书要做到收到密件的当天及时送归档案馆。院（系）资料室、研究生院、图书馆及各课题组，不具备保管涉密资料条件的，严禁保管涉密材料，对以往资料各单位保密责任人要组织清理，该归档的归档，确保国家秘密安全。