关于进一步规范科研项目出账合同办理的通知

关于进一步规范科研项目出账合同办理及完善科研系统项目经费卡号信息的通知

各院、系及相关教师:

为进一步规范科研经费外拨管理,在出账合同经费外拨时必须提供《哈工大科研出账合同拨款单》(以下简称拨款单)。为了更好的方便教师,科工院对科研系统出账模块进行了紧急升级,现教师可在科研系统中自助填写拨款单相关信息,具体流程如下:

教师在科研系统-我的项目-出账合同模块中提交了新增出账申请,并通过了科工院审核后,即可在线办理拨款单,并线下领取。(仅支持3月26日以后通过科工院审核的出账合同)

注意:自326日起,办理货物、加工类出账合同(2万元≤合同金额<30万元),需先到国资处网站进行公示并上传公示单,具体通知请查看:

http://today.hit.edu.cn/news/2018/03-26/0317285679RL0.htm

 

【拨款单办理方式】

一、对于已录入科研系统的科研项目

科研管理系统-我的项目-出帐合同模块,在列表中找到相应的出账合同,点击“拨款单”,在“新增拨款”中,填写拨款金额及经费卡号,保存即可。如下图所示:

 

注意事项:

1、经费卡号默认从原项目信息中带出,若卡号信息错误,需在原项目中提交“变更申请”,更改后方可办理。

2、若原项目中经费卡号信息为空,可在此处填写正确的经费卡号,并会关联到原项目,填写后不可更改

3、拨款金额不能超过出账合同金额,可选择一次性拨款或多次拨款。如果是一次性拨款,拨款金额请填写所签订出账合同的总金额;如果是分次拨款,请填写第一次拟拨款金额,后期需要进行再次拨款的时候,再次新增拨款即可,但累计不可超过合同金额。

4新增拨款填写保存后,不可更改,请务必提前确定好拨款金额,认真填写,并仔细核对经费卡号。

5、对于非军品科研项目,纸质拨款单可在师生服务中心6号窗口或者科学园2H535室领取,领取前请确保已在系统中新增拨款单。建议教师在出账合同盖章时同时领取第一次拨款单。(出账合同科工院审核通过后,先在线办理拨款单,再携带合同去指定地点盖章并同时领取纸质拨款单)

6、对于军品类项目,拨款单仅可在科学园2H535室现场办理并领取师生服务中心暂不提供服务。建议教师在出账合同线下审核并盖章时同时办理并领取第一次拨款单。

二、对于暂未纳入科研系统管理的科研项目(如重点实验室运行经费、校内重点实验室基金、校基金等)

出账合同拨款单办理方式同上,出账合同盖章及拨款单可在科学园2H535室或师生服务中心6号窗口办理。

此类项目的出账合同是通过科研管理系统-我的项目-出账合同-非系统项目出帐 模块办理

 

拨款单样式如下:

【关于拨款单的几点说明】

1、拨款单仅能由前台复核人员打印,签字并加盖公章后生效

2、拨款单默认有效期7个工作日,需在有效期内付款,过期后无法使用

3、请妥善保管拨款单,并在有效期内尽快到财务办理,超过有效期限需要重新开具拨款单的,必须退回原拨款单

4拨款单丢失的,需教师提交书面说明,说明写明丢失情况并承诺未到财务处进行过拨款,本人签字,学院主管科院副院长或院长签署意见并亲笔签字(不允许盖章),同时加盖学院公章。科工院收到书面说明后,与财务处核实原拨款单是否执行,并在原拨款单失效3个工作日后,予以重新开具。

5、财务在执行出账合同拨款时,会严格核查拨款单上的原项目编号、项目名称和经费卡号是否与财务预约单(实际付款项目、经费卡)一致,不一致的一律不予处理。

6不允许出账合同在不同经费卡中交叉串用。在科研系统中提交出账申请时,请务必确认出账合同对应的原项目与实际出账项目一致。

7325日(含)以前已完成出账合同盖章,但未完成付款的,需携带所有盖过章的出账合同到科学园2H535办理。86418144 郭老师)

 

为保证各位教师出账合同及相关科研业务的顺利办理,请各位教师尽快登录科研系统,核对项目信息中经费卡号是否完整、正确,如有错误或者为空的,尽快提交项目变更申请以完善经费卡号。

即日起,对于科研系统中项目经费卡号信息未完善的,与该科研项目所有相关的业务停止办理!86418144 郭老师)

 

科学与工业技术研究院

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