【致敬百年】档案馆关于做好学校100周年校庆档案材料归档工作的通知

校庆办公室、各职能部(处)、各院(系)、直属单位:

       2020年6月7日,学校将迎来百年华诞。百年是学校发展历史中的重要节点,百年校庆是学校一大盛事,学校及各职能部(处)、院(系)将围绕哈尔滨工业大学建校100周年纪念活动总体方案分阶段线上、线下举办众多庆祝活动,期间会形成大量文本、图像、视频等各种形式的原始资料。它们从不同角度反映了学校的发展历程,是学校宝贵的资源和财富,是学校百年发展的重要凭证,具有重要保存价值,同时它们对记录学校历史、传承哈工大精神、促进学校发展以及开展爱国爱校教育也有着重要的借鉴与参考价值。各单位在组织纪念活动的同时,应加强相关文献、实物等材料的征集、积累和整理,并及时做好归档移交。请各单位高度重视,并积极支持此项工作。现将校庆材料归档工作有关事项通知如下:

  一、校庆材料收集归档分工

     1.校庆办负责所有校庆活动资料的收集、整理,待百年校庆结束后,统一移交至档案馆;

     2.各职能部(处)、院(系)、直属单位负责本部门开展的校庆活动形成材料的收集、整理和移交工作,所有关于校庆活动的档案资料需要统一移交至校庆办;

     3.学校档案馆负责对校庆材料的收集工作进行指导,并对校庆办移交的材料进行接收、整理、归档保存;

4. 各单位在校庆期间举行的不纳入百年校庆活动的,直接向档案馆提交归档材料。

二、归档方式

按项目进行归档。

三、归档范围

    凡在校庆工作中产生的,具有保存利用价值的文字 、图表、声像、实物、 电子文件等各种不同载体形式的材料都应归档保存。文字和图像材料有电子版的,要求纸质与电子版同时归档:

     1.校庆办资料归档范围参见附件1;

     2.职能部处、院系、直属单位校庆资料归档范围参见附件2;

3.未列入归档范围的档案材料请参照同类型归档范围。

    四、归档要求

(一)活动材料线上归档

1.请各单位充分利用好校庆办的活动管理系统,按照活动管理系统中归档部分的操作提示,及时做好线上归档工作,保证内容齐全完整,真实准确,数据信息详实,影像资料合乎规格;

2.使用活动管理系统申请活动立项,通过后系统会生成项目编号,该编号将作为此活动开展和归档的唯一编号;

3.归档时若遇文件过大(以视频文件为主),请在线上进行说明,并上传能够代表该资料的截图或照片,在线下刻录光盘或使用光盘提交该文件的完整版资料;

4.校庆办为档案馆开通活动管理系统管理员账号,档案馆归档工作相关人员可对线上归档进行查阅、指导。

  (二)活动材料线下归档

1.线下材料收集齐全完整,内容真实客观,数据信息准确详实,声像资料清晰,保证与线上归档资料一致;

2.所有文字材料原则上应为历史原件,对于征集用于校史、院史研究的历史资料复印件,应标明来源并盖章或签字;

    3.图片、音像资料及实物提交时,需同时附相关说明,图片要写明事由、时间、地点、人物、背景、拍摄者,其中重要人物需写明姓名、职务、在图片中位置,如前排左一,后排右二等;

4.线下归档的档案编号要与线上的项目编号一致,并做好材料分类与封装。

(三)总结资料归档

1.活动管理系统主要针对各项校庆活动的线上归档,系统未涵盖部分,包括各单位关于百年校庆的总结性资料、日常工作资料、非活动类的项目也需要按照项目名称进行归档,内容参见附件2;

2.校庆工作结束后,校庆办向档案馆移交百年校庆活动的全部资料以及校庆办的工作档案资料。

(四)捐赠物品/礼品归档

1.凡接收的与百年校庆有关的捐赠物品/礼品,由筹款筹物组统一进行登记、备案,各单位收到的捐赠物品/礼品也需要报备至筹款筹物组,并于校庆期间在校庆办展示;

2.待校庆结束后统一移交给相关部门。

     五、归档时间及联系人

     请校庆办公室、各职能部(处)、院(系)和直属单位认真做好校庆材料的收集工作,各项活动均需在其结束后一个月内做好档案材料移交工作,确保学校百年校庆档案材料的齐全完整。

档案馆联系人:冯文博   13613616660

    附件1:校庆办公室校庆材料归档范围

    附件2:职能部(处)、院(系)、直属单位校庆活动材料归档范围

 

                                                                                            档案馆

                                                                                    2020年4月24日

 

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