为进一步规范改善基本办学条件专项经费的使用和管理，配合学校档案管理工作，根据相关法律法规，结合我校实际情况，对于设备（货物）类采购项目的档案资料做如下规定：
一、采购的仪器设备（货物）单价10万元以上（含10万元）的有关要求
单价在10万元以上（含10万元）的仪器设备（货物）及联用成套设备，根据学校档案馆的有关规定，设备的技术方面资料要进行归档管理。归档后由档案馆出具“归档材料移交单”，再携带“大型仪器设备开箱验收单”、固定资产卡片等有关资料到国资处资产办公室办理建账手续。办理固定资产相关程序及材料见国资处网站。其中归档材料移交单具体要求如下：
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序号 |
归档材料名称 |
份数 |
备注 |
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1 |
设备调研报告 |
1 |
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2 |
科研项目请示、批复文件、项目任务书等 |
1 |
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或专项经费情况说明及采购明细表 |
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3 |
合同（原件） |
1 |
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4 |
发票（复印件） |
1 |
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5 |
装箱单 |
1 |
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6 |
合格证/其它质量证明文件 |
1 |
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7 |
设备仪器随机资料清单 |
1 |
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8 |
仪器设备开箱验收单 |
1 |
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9 |
厂家安装调试验收单及设备照片 |
1 |
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10 |
培训记录及总结材料 |
1 |
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11 |
试运行记录 |
1 |
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12 |
仪器维护保养和安全操作规程 |
1 |
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13 |
固定资产卡片（复印件） |
1 |
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说明书 |
1 |
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15 |
技术文件及图纸 |
1 |
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照片光盘 |
1 |
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技术光盘或程序软件光盘等随机光盘 |
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18 |
其他材料 |
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二、仪器设备（货物）单价10万元以下且需要配套工程的有关要求
单价在10万元以下的仪器设备（货物），投入使用前需经过布线、安装、调试等配套工程的，设备的技术方面资料要进行归档管理。符合办理固定资产限额的到国资处资产办公室办理建账手续，归档材料由总务处工程管理部保存。设备（货物）供应商应提供真实有效的产品合格证（或其他质量证明文件），设备（货物）进场验收单一份，隐蔽工程技术资料及图纸各一套，货物、设备采购验收单一份。
三、仪器设备（货物）单价10万元以下的有关要求
单价在10万元以下的仪器设备（货物），以下两种情况:1.可直接使用的仪器设备（货物）;2.仪器设备（货物）使用前仅需经过组装，不需要配套工程的,技术方面资料不需要归档管理。供应商应提供归档的资料如下：
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真实有效的产品合格证（或其他质量证明文件）;
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设备（货物）进场验收单一份;
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货物、设备采购验收单一份。
※上述一证两单均由使用单位保存。
以上要求，特此公告。望各单位严格遵照执行。
对未注明的事宜，相关单位有疑问的，可随时来电咨询。
咨询电话：86414099
联系人：谭慧光
哈尔滨工业大学总务处
2018年7月27日
